設計事務所との打ち合わせ何回・何ヶ月？スケジュール全公開と25回の打ち合わせKPT振り返り【実体験】

① WEBツールで要望・課題・スケジュールを一元管理した

仕事でも使い慣れているWEBツールを使って、要望の共有・課題管理・スケジュール管理を自分たちで行いました。文章だけでなく、自分たちでデザインのラフを作って持ち込むこともあり、認識のズレを防ぐことができました。

設計士との打ち合わせは1回で話すトピックが多く、内容の抜け漏れが起きやすい。「自分たちもツールで管理する」という姿勢が、スムーズな打ち合わせにつながったと思います。どんなサービスをどう使ったかは別途公開予定です。

② サンプルをとにかくたくさん依頼した

素材・塗料・床材など、実物のサンプルを惜しみなく取り寄せてもらいました。カタログや写真では伝わらない質感・色味の差が、実物を見ると一目でわかります。「なんとなく良さそう」で決めると後悔するのが内装素材。手間でもサンプルを取り寄せて、実物で比較したことは正解でした。

設計士側も「施主がここまで比較してくれると提案しやすい」と言っていました。サンプルを見ながら「やっぱりこっちのほうが好き」という気づきが何度もあり、最終的な満足度につながったと思います。

③ 参考画像は「なぜこれが好きか」まで言語化してから持ち込んだ

PinterestやInstagramで集めた画像をただ見せるのではなく、「この写真の何が好きか」を言語化するようにしました。たとえば「この写真の壁の素材感が好き」「天井の高さじゃなくて窓の取り方が好き」という具合に。

最初はうまく言語化できませんでしたが、繰り返すうちに「自分たちが何を大事にしているか」が見えてきて、打ち合わせの質が上がりました。設計士に「この写真どこが好きですか？」と聞かれる前に自分で言えると、話が一気に進みます。

④ 打ち合わせ後に自分たちでも「決定事項メモ」を残した

打ち合わせが終わったその日のうちに、決まったこと・持ち越しになったこと・次回までに確認することをメモに残しました。設計士からも議事録はもらいますが、自分たちの言葉で残しておくことで「あれって結局どうなったんだっけ？」を防げました。

特に有効だったのが「持ち越し事項の一覧」。次の打ち合わせの冒頭で確認することで、前回の積み残しがうやむやになるのを防ぎました。

⑤ ショールームに積極的に足を運んだ

キッチン・バス・トイレ・窓・照明など、主要な設備は実際にショールームで見て触りました。カタログや設計士の説明だけで決めるのと、実物を見て決めるのとでは納得感がまったく違います。

ショールームのスタッフに「他のお客さんが後悔しがちなポイント」を聞けたのも収穫でした。打ち合わせで「ショールームで確認済み」と言えると、決定のスピードが上がります。

① 「何がどこに影響するか」を把握できず、手戻りが多発した

打ち合わせで「ここをこうしたい」と伝えると、思ったより影響範囲が広くて「じゃあここも変えないと…」となるケースが何度もありました。設計士にその都度説明してもらいましたが、建築の専門知識がない状態で全体の連動を理解しきるのは難しかったです。

② 図面や資料が多すぎて管理が煩雑になった

打ち合わせのたびに図面・仕様書・見積書がアップデートされ、どれが最新版かわからなくなる状況が続きました。メールで送られてくる資料が積み重なっていくと、後から「あれってどこに保存したっけ？」が頻発します。

③ 見積もりを取るまで価格がわからず、直前に断念したものがある

「これいいな」と思って設計に組み込んでいた設備や素材が、いざ見積もりを出してもらったら思った以上に高くて断念するケースがありました。メーカーへの問い合わせや見積もりを早い段階でやっておけば、計画に余裕が生まれたと思います。

④ 打ち合わせで決めきれず、スケジュールが追加になった

当初の予定より打ち合わせ回数が増え、着工スケジュールの調整が必要になりました。「今日は決める」と決意して臨んだつもりでも、その場で新しい選択肢が出てきて持ち越しになることも。スケジュールには最初からバッファを持たせておくべきでした。

① 全体工程を最初に把握して、「何がどこに影響するか」から決める順番を決める

手戻りが多かったのは、「今決められることから決める」アプローチをとっていたからだと思います。本来は「この決定が後工程の何を左右するか」を把握した上で、上流から順に固めていくほうが効率的です。設計士に「何を先に決めると後がスムーズですか？」と最初に聞いておくのが有効だったと思います。

② お金をかける優先順位をあらかじめ決めておき、迷ったらそれに従う

コストオーバーになったとき、「何を削るか」で揉めるのが一番消耗します。「うちはここにはお金をかける、ここは妥協できる」というリストを夫婦で事前に作っておき、打ち合わせの判断基準にできれば、迷う時間を大幅に減らせたと思います。

③ 資料管理のルールを最初から決めておく

打ち合わせのたびに更新される図面・仕様書は、フォルダ構成と命名規則を最初に決めておくと管理が格段に楽になります。たとえば「日付＋バージョン番号」を統一するだけで、最新版を探す手間がなくなります。Problemで挙げた資料管理の問題は、仕組みさえ作れば防げることでした。

④ 気になる設備・素材の見積もりは早い段階から仮でも出してもらう

「いつか見積もれば」と後回しにすると、設計が固まった後に価格の問題で計画が崩れます。「まだ決めてないけど、このグレードで仮の見積もりを出してもらえますか？」と早めに動くことで、予算の現実感を保ちながら設計を進められます。

⑤ 打ち合わせの終わりに「次回までに決めること」を必ず言語化して締める

持ち越しが増えてスケジュールが伸びた一因は、毎回の打ち合わせが「なんとなく終わった」ことにあります。「次回、何を決めて臨むか」を最後に確認してから終わることで、準備の質が上がり、打ち合わせがより早く終わるようになります。

仕事のプロジェクトと同じ意識で臨むのが、打ち合わせをうまく進めるコツだと思います。タスク管理・議事録・優先順位の整理……どれも仕事でやっていることと同じです。

ただ、仕事みたいに「やらなきゃ」とはならないでほしい。家づくりは人生で何度もあることじゃない。大変な打ち合わせも、後から振り返れば「あのやりとりがあってこの家になった」という思い出になります。プロジェクトを楽しむ気持ちで進めてみてください。

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